Moni on kysellyt, mitä kaikkea seuran puheenjohtaja tekee ja miten paljon siihen menee aikaa.
Nyt kun ensimmäinen vuosi on takana, minulle on syntynyt joku käsitys puheenjohtajan tehtävästä. Se liittyy puutarhanhoitoon. Ajattelen, että golfseura on puu, jonka elinvoimasta kulloinenkin puheenjohtaja huolehtii.
Puun juuristo on seuran historia, perinteet, arvot, osaaminen, tavoitteet ja tahto. Juuristossa ovat ajatukset, sieltä löytyy idea. Runko on seuratoiminnan suunnittelu- ja valmistelutyötä. Siellä on ajatusten toteutus. Lehvästö on jäsenistölle näkyvä toiminta, koko se tapahtumien ja hyötyjen kirjo, jota seura tuottaa.
Puheenjohtajan vastuulla on koko puu, mutta keskitytään aluksi sen runkoon.
Mitä rungossa tapahtuu? Siellä kokoustetaan. Karkealla yhteenlaskulla minulle kertyi viime vuonna viisi-kuusikymmentä kokoustuntia. Niihin on laskettu seuran johtokunnan, osakeyhtiön hallituksen, seuran ja yhtiön yhteisen strategiatyön kokoukset ja työpajapäivät, seuran ja yhtiön vuosikokoukset, toimikuntakokoukset ja muutamat Golfliiton ja Uudenmaan golfseurojen tapaamiset tai seminaarit, joihin osallistuin.
Suhtaudun kokoustamiseen pääsääntöisesti positiivisesti. Se on koneisto, joka tarvitaan seuran pyörittämiseksi. Kokouksissa kuunnellaan ja käsitellään tarpeita, synnytetään ideoita ja päätetään mitkä niistä toteutetaan.
Mutta koska kokoukset totta tosiaan voivat olla tylsiä, yksi tavoitteeni on kokouskäytäntöjen kehittäminen. Jotta seuratoiminnan ”puu” kukoistaisi, kokousten olisi hyvä olla paitsi ”sääntöjen mukaisia”, myös tehokkaita ja innostavia.
Olemmekin alkaneet etsiä hyviä kokouskäytäntöjä. Johtokunnalle on tehty vuosikello, josta näkyy koko vuoden kokousohjelma ja kunkin kokoontumisen tarkoitus. Vuosikello pakottaa minut miettimään koko vuoden tähtäimellä, mitä pitää tehdä ja milloin. Kokousten valmistelemiseen kuluu puheenjohtajalta ylipäätään reilusti enemmän aikaa kuin itse kokouksiin – erityisesti viime vuonna, kun tein kaikkea ensimmäistä kertaa.
Hyvällä kokouksella on selkeä tavoite ja sen mukainen sisältö. Vuosikellolla on annettu kullekin kokoukselle sen päätavoitteen mukainen nimi: startti, suunnittelu, vuosikokousvalmistelu, tsekki… Mikään kokous ei ole yhden asian kokous, mutta tarkoitus on, että kokouksen päätavoitteeseen suunnataan suurin mielenkiinto ja energia. Siinä ollaan onnistuttu ihan kohtuullisesti.
Hyviin kokouskäytäntöihin kuuluu ehdottomasti hyvä dokumentaatio. Jotta tavoitteet, ideat ja sopimukset voisivat toteutua, niiden pitää olla yhteisesti ymmärrettyjä ja jaettuja. Ymmärrys syntyy keskusteluissa, mutta ilman hyviä kokouskirjauksia jokaisen muistijälki on omanlainen. Siksi olemme seuran sihteerin Markus Ervastin kanssa panostaneet pöytäkirjoihin ja aiempien vuosien parisivuiset kirjaukset ovat saaneet lisää sisältöä ja mittaa. Ei niistä sentään romaaneja ole tullut, mutta sopivan seikkaperäisiä kuitenkin!
SHG:ssä on ollut hieno käytäntö raportoida yhtiön hallitukselle seuran asioista. Nykyään raportti on myös kirjallinen, yksi tai kaksi powerpoint-sivua tiivistä asiaa. Sellainen tehdään jokaiseen yhtiön hallituksen kokoukseen.
Dokumentit kehittyvät, mutta niistä on hyötyä vain jos ne ovat helposti saatavilla. Siihen liittyen on ilo kertoa uutinen kaikille nykyisille ja tuleville seuratoiminnan aktiiveille. Olemme avaamassa SHG:n nettisivuille vapaaehtoisten ja henkilöstön intranetiä. Wisen nettisivujen julkaisujärjestelmä mahdollistaa sisältöjen julkaisemisen rajatuille lukijajoukoille ja sitä aiomme nyt hyödyntää. Intranetin ensimmäisenä sisältönä julkaistaan seuran johtokunnan kanava. Sinne on jo viety kaikki johtokunnan viime vuotiset dokumentit ja alkavan vuoden suunnitelmat. Niitä pääsevät lukemaan kaikki johtokunnan ja toimikuntien jäsenet sekä koko henkilöstö ja osakeyhtiön hallitus. Kunhan sivu ensin päästään avaamaan!
Intranetin avulla tietoa on helpompi levittää ja se saavuttaa kaikki tietoa tarvitsevat varmemmin. Siirrymme mappien ja sähköpostiliitteiden aikakaudesta vihdoinkin nykyaikaan!
– –
Kysyttiin mitä puheenjohtaja tekee. Vastasin myös miten sitä teen, koska uskon että tekemisen tavalla on väliä – erityisesti kun on kyse vapaaehtoistyöstä. Jotta ihmiset haluaisivat toimia aktiivisesti SHG:ssä, pitää tekemisen olla paitsi itselle tärkeää, myös kaikin puolin kivaa ja mielekästä. Siihen pyritään!
2.1.2023
golfseura on puu
tarvitsee rakkautta
ja ravintoa
